Política de tratamiento de datos personales

Objeto

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como objeto establecer los lineamientos, procedimientos y reglas que adopta ZAITEC SOLUTIONS S.A.S, en adelante ZAITEC S.A.S, para realizar la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales de las personas naturales con las cuales tenga o haya tenido algún tipo de relación laboral, comercial, contractual, civil o de cualquier otra naturaleza.

ZAITEC S.A.S. reconoce y garantiza el derecho fundamental de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y, cuando resulte procedente, suprimir la información personal que repose en sus bases de datos, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento, de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan.

La presente Política será aplicable a todos los datos personales que sean tratados por ZAITEC S.A.S., directamente o a través de terceros que actúen como Encargados del Tratamiento.

Responsable del tratamiento

Razón social: ZAITEC S.A.S.
NIT: 901958195

Domicilio: Medellín, Antioquia
Dirección: Carrera 66 52 SUR 60 INTERIOR 609
Correo electrónico: administracion@zaitec.co
Sitio web: https://www.zaitec.co/

Para efectos de la presente Política, ZAITEC S.A.S. actuará como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales sobre los cuales determine las finalidades y medios del tratamiento.

Cuando ZAITEC S.A.S. realice tratamiento de información personal por cuenta de un tercero, podrá actuar como Encargado del Tratamiento, caso en el cual observará las instrucciones impartidas por el respectivo Responsable y las obligaciones establecidas en la legislación aplicable.

Ámbito de aplicación

Esta Política se aplica a los datos personales registrados en las bases de datos físicas, digitales, electrónicas, audiovisuales o de cualquier otra naturaleza de las cuales ZAITEC S.A.S. sea Responsable o Encargado del Tratamiento.

La Política resulta aplicable, entre otros, a los siguientes grupos de interés:

• Clientes actuales y potenciales.
• Proveedores.
• Contratistas y subcontratistas.
• Empleados y exempleados.
• Candidatos a procesos de selección.
• Practicantes y aprendices.
• Usuarios y contactos del sitio web.
• Personas que participen en proyectos de ingeniería, construcción, montaje, mantenimiento, instalación, operación o actividades conexas desarrolladas por ZAITEC S.A.S.
• Cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la sociedad.

Marco normativo

El tratamiento de datos personales realizado por ZAITEC S.A.S. se desarrollará de conformidad con las disposiciones contenidas en:

• Constitución Política de Colombia, especialmente los artículos 15 y 20.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, en particular las disposiciones que reglamentan el régimen general de protección de datos personales.
• Las demás normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores.

Principios para el tratamiento de datos personales

ZAITEC S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales observando los principios establecidos en la normativa colombiana, especialmente: principio de legalidad, principio de finalidad, principio de libertad, principio de veracidad o calidad, principio de transparencia, principio de acceso y circulación restringida, principio de seguridad, principio de confidencialidad

Datos personales que podrán ser tratados

ZAITEC S.A.S. únicamente recolectará los datos que resulten pertinentes, adecuados y necesarios para las finalidades previamente informadas.

Datos sensibles

ZAITEC S.A.S. podrá realizar tratamiento de datos sensibles únicamente cuando exista una finalidad legítima y se cumplan las condiciones establecidas por la legislación aplicable.

Cuando resulte necesario solicitar datos sensibles, ZAITEC S.A.S. informará al Titular sobre su carácter facultativo y no condicionará, cuando legalmente no corresponda, la realización de actividades al suministro de dicha información.

Datos de niños, niñas y adolescentes

ZAITEC S.A.S. evitará, como regla general, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

Cuando excepcionalmente resulte necesario realizar dicho tratamiento, se observarán las condiciones establecidas en la legislación colombiana y se garantizará el respeto por sus derechos fundamentales y su interés superior.

Finalidades del tratamiento

Los datos personales suministrados a ZAITEC S.A.S. podrán ser tratados para las siguientes finalidades, dependiendo de la relación existente con el Titular:

• Desarrollar las actividades propias del objeto social de ZAITEC S.A.S.
• Gestionar las relaciones comerciales, civiles, laborales y contractuales.
• Ejecutar contratos, órdenes de servicio, propuestas, cotizaciones y demás negocios jurídicos.
• Realizar procesos de selección, contratación y administración del personal.
• Cumplir obligaciones laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo.
• Cumplir obligaciones tributarias, contables, comerciales, administrativas y legales.
• Realizar pagos a proveedores, contratistas, empleados y demás terceros.
• Gestionar solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y consultas.
• Gestionar garantías, reclamaciones, mantenimientos y servicios posventa cuando corresponda.
• Gestionar procesos de auditoría, control interno y cumplimiento.
• Gestionar asuntos jurídicos y administrativos.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.
• Gestionar pólizas y reclamaciones ante compañías aseguradoras.
• Informar sobre nuevos servicios, proyectos o actividades.
• Enviar invitaciones a eventos, capacitaciones o actividades relacionadas con el objeto social.
• Realizar actividades de fidelización y relacionamiento comercial.
• Registro y creación de terceros.
• Verificación de requisitos legales, técnicos, comerciales y de seguridad.
• Seguimiento de obligaciones contractuales.
• Gestión de pólizas, garantías y demás documentos relacionados con la ejecución contractual.

El Titular podrá solicitar en cualquier momento que sus datos no sean utilizados para finalidades de mercadeo directo, cuando legalmente proceda.

Autorización del titular

ZAITEC S.A.S. solicitará la autorización del Titular para el tratamiento de sus datos personales cuando esta sea legalmente necesaria.

La autorización podrá ser obtenida mediante mecanismos físicos, electrónicos, digitales, telefónicos o cualquier otro medio que permita demostrar posteriormente que el Titular otorgó su consentimiento.

La autorización deberá ser previa, expresa e informada y permitirá acreditar las finalidades para las cuales fue otorgada.

En aquellos casos en los cuales la ley autorice el tratamiento sin necesidad de consentimiento, ZAITEC S.A.S. podrá realizarlo bajo las condiciones establecidas en la normativa aplicable.

Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares tendrán, entre otros, los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
3. Solicitar la supresión de sus datos personales cuando resulte procedente.
4. Revocar la autorización otorgada cuando sea legalmente posible.

Procedimiento para ejercer los derechos

El Titular, sus causahabientes, representantes o terceros debidamente autorizados podrán presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con sus datos personales a través de los canales establecidos por ZAITEC S.A.S.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

• Nombre completo del Titular.
• Número de identificación.
• Descripción clara de la solicitud.
• Datos de contacto para recibir respuesta.
• Documentos que soporten la solicitud, cuando sean necesarios.

Las consultas y reclamos serán atendidos de conformidad con los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Área responsable

El área o persona que determine ZAITEC S.A.S. será responsable de gestionar las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y de coordinar internamente las acciones necesarias para garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares.

Responsable: Administración
Correo electrónico: administracion@zaitec.co

Encargados del tratamiento

ZAITEC S.A.S. podrá contratar terceros que actúen como Encargados del Tratamiento para el desarrollo de determinadas actividades.

Cuando corresponda, ZAITEC S.A.S. establecerá contractualmente las obligaciones de los Encargados en materia de protección de datos personales, confidencialidad, seguridad de la información y tratamiento conforme a las instrucciones impartidas por el Responsable.

Transmisión y transferencia de datos personales

ZAITEC S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros ubicados dentro o fuera de Colombia cuando ello resulte necesario para el desarrollo de las finalidades previstas en esta Política, exista autorización cuando sea necesaria y se cumplan las condiciones establecidas por la legislación colombiana.

Lo anterior podrá incluir, entre otros, proveedores tecnológicos, clientes, contratistas, subcontratistas, aliados comerciales, compañías aseguradoras, asesores profesionales y demás terceros que intervengan legítimamente en la ejecución de las actividades de ZAITEC S.A.S.

Cuando se realicen transmisiones internacionales de datos personales, ZAITEC S.A.S. adoptará las medidas y mecanismos exigidos por la legislación aplicable.

Seguridad de la información

ZAITEC S.A.S. implementará medidas de seguridad administrativas, técnicas y humanas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso, uso, modificación o divulgación no autorizada.

El acceso a la información estará restringido a las personas que, por razón de sus funciones o actividades contractuales, requieran conocerla.

Los colaboradores, contratistas y terceros que tengan acceso a información personal deberán mantener la confidencialidad sobre la información a la que tengan acceso.

Conservación de los datos personales

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, mientras exista una relación contractual, comercial o laboral, durante los términos exigidos por la legislación aplicable o mientras puedan existir obligaciones o responsabilidades derivadas de la relación con el Titular.

Una vez cumplidas las finalidades y los términos legales correspondientes, ZAITEC S.A.S. procederá, según corresponda, a la supresión, anonimización o conservación de la información cuando exista una obligación legal o contractual que así lo requiera.

Deber de confidencialidad

ZAITEC S.A.S. garantizará la confidencialidad de los datos personales que se encuentren bajo su custodia.

Esta obligación se extenderá a sus empleados, contratistas, proveedores, Encargados del Tratamiento y demás personas que tengan acceso a información personal en desarrollo de sus funciones o actividades.

Actualización de la política

ZAITEC S.A.S. podrá modificar, actualizar o complementar esta Política cuando resulte necesario para adecuarla a cambios normativos, regulatorios, operativos o relacionados con sus actividades. La versión vigente estará disponible a través de los canales definidos por ZAITEC S.A.S.